5. Koordinering av planer¶
5.1. Planrelaterte menyer¶
KGrav opererer med flere planlister. Fra menyen «Planer» i toppmenyen kan man liste planer relatert til organisasjonen man er logget inn i. Utvalget i menyen avhenger av brukerens rettighter.
Mine planer er planer der du selv er planlegger. Mine utkast er planer som er påbegynt men ennå ikke fullført. Dette gjelder også utkast til nye versjoner av eksisterende planer. Firmaets planer er planer der noen i samme organisasjon er planlegger. Tillatelser er planer der det er utstedt en tillatelse til å ligge i grunnen
Fig. 5.1 Planmenyer¶
Planer der brukerens organisasjon er berørt aktør, og som det skal gis tilbakemelding på ligger i eget menypunkt Tilbakemeldinger. Menyen er delt inn i følgende punkter:
Ikke besvarte er planer du ennå ikke har besvart Besvarte er planer du tidligere har svart på Favoritter er planer du har favoritt-merket
Fig. 5.2 Tilbakemelding meny¶
5.2. Hendelsesliste¶
Hendelseslisten er en liste med referanser til planer der det har skjedd en hendelse som brukeren og/eller organisasjonen bør aksjonere på. Dette kan være nye planer, tilbakemeldinger fra aktører eller godkjennere, spørsmål eller svar på spørsmål fra andre brukere etc.
Hendelseslisten finner man i toppmenyen.
Fig. 5.3 Hendelser meny¶
Man kan tenke på hendelseslisten som en Innboks. Hendelser med uthevet skrift er nye og ikke kvittert ut. Hendelser med vanlig skrift er kvittert ut. Utkvittering skjer ganske enkelt ved å trykke på lenken til planen fra lista.
Hendelser har en type og en indikasjon på om hendelsen også er varslet pr. e-post.
Fig. 5.4 Hendelser liste¶
5.3. Opprett plan¶
For å opprette en ny plan velger man Opprett plan fra Planer-menyen.
Fig. 5.5 Opprett plan¶
En plan bygges opp i en 7-stegs prosess som beskrevet i de følgende underkapitler. Du kan når som helst avbryte arbeidet med opprettelse av planen uten å miste noe av det du har gjort. Planen vil tas vare på som et utkast som du kan finne igjen i egen liste under planmenyen.
5.3.1. Planinformasjon¶
Her angis planens tittel og tidsrom. Planens tittel bør i en setning beskrive så godt som mulig hva og hvor planen gjelder. Arbeidets art kan beskrives mer utfyllende i feltet Arbeidets art.
Dersom planen har en eksisterende overordnet plan kan man referere til den overordnede planens id i feltet for dette.
Fig. 5.6 Opprett plan - planinformasjon¶
5.3.2. Detaljer¶
I denne seksjonen skal du oppgi detaljer vedrørende planen. Denne informasjonen legges til grunn for tillatelsen utstedt av veiholder.
5.3.3. Markere planområde i kart¶
Planområdet skal defineres som en eller flere flater i kartet.
For å posisjonere seg i riktig område kan man enten zoome seg inn til området der planen skal defineres, eller søke på adresse, stedsnavn eller eiendom i søkeverktøyet over kartet. Se Adressesøk for beskrivelse av søkeverktøyet.
For å definere planområdet bruker man verktøyene under Tegneverktøy som kan ekspanderes i menyen til venstre i kartet. Kartet støtter å tegne traseer og flater. I tillegg finnes punktsymboler for kum og skap. Kommentarer kan også legges til i kartet.
Elementene tegnes så nøyaktig som mulig for å gi best mulig informasjon til øvrige aktører. Dette dannr også grunnlaget for hvordan systemet velger ut berørte aktører.
Under kartet er det to felter der man kan beskrive lokasjonen mer nøyaktig, og angi andre merknader til planområdet.
Se Planverktøy under kapittelet om kart for en mer utfyllende beskrivelse av disse funksjonene.
Fig. 5.7 Opprett plan - Sted¶
5.3.4. Adresse¶
Her skal det velges eller angis aktuelle berørte adresser for planen. Systemet foreslår en del berørte adresser. Alternativt kan adresser skrives inn manuelt. Berørte vegreferanser vil også listes her.
5.3.5. Oversikt over berørte parter¶
Dette steget er kun til informasjon. Her vises en oppsummering av aktører og interessenter som vil bli berørt av planen. I visse kommuner vil det også listes hvilke spesielle områder planen eventuelt kan komme i konflikt med (naturtyper, forurenset grunn, etc.)
5.3.6. Vedlegg¶
Her kan man laste opp eventuelle vedlegg som skal følge planen. For å laste opp filer trykker man Velg fil(er) og velger en eller flere filer som skal lastes opp. I enkelte moderne nettlesere kan man også dra filer inn på siden og slippe dem i feltet som kommer til syne for dette formålet.
Etter at filene er lastet opp kan man angi en vedleggstype og en beskrivelse for hver fil.
Fig. 5.8 Opprett plan - vedlegg¶
5.3.7. Fullfør¶
Bekreft. Her vises en punktliste med betingelser som gjelder for den kommunen planen etableres i. Her krysser man av for å bekrefte betingelsene og lagre planen.
Når planen lagres vil den sendes til forhåndsgodkjenning hos veiholder. Dersom den blir godkjent går den videre ut på høring til øvrige aktører.
5.4. Planvisning¶
For å komme til planvisningen trykker man på planens plan-nr i planlistene. Planvisningen er en samleside for all informasjon som er registrert for planen. Planvisningen kan være et ganske stort skjermbilde, og er delt opp i følgende sekvenser:
Plandetaljer - Basisinformasjon om planen og planlegger
Kart - Kartbilde som viser planflaten. Kartet er levende og kan panoreres og zoomes.
Adresser - berørte adresser
Dokumenter - eventuelle dokumenter som er lastet opp på planen.
Tilbakemeldinger - Tilbakemeldinger fra berørte aktører. Listen viser organisasjon, tilbakemelder, status og en link til tilbakemeldingens detaljer. Noen små ikoner kan komme til syne i listen. Ved å holde musepekeren over disse kan man få utvidet informasjon.
I tillegg er planvisning et utgangspunkt for mange operasjoner knyttet til en plan.
5.4.1. Se på tidligere versjoner av plan¶
Dersom en plan finnes i flere versjoner kan man enkelt se på tidligere versjoner. Dette gjøres fra vanlig planvisning. Dersom planen har flere versjoner vil et menypunkt Gå til versjon være synlig oppe til høyre i verktøymenyen. Fra denne nedtrekksmenyen kan man velge en annen versjon. Dersom man ser på en eldre versjon av en plan vil det merkes tydelig i skjermbildet at man ser på en tidligere versjon.
Fig. 5.9 Velg versjoner¶
Dersom man går inn på en tidligere versjon av en plan som har endret planflate mellom gammel og siste versjon vil kartet vise både gammel flate og siste flate. Den siste flaten ligger skravert som vanlig, mens den flaten som hører til gammel versjon ligger som en enfarget flate med litt mørkere farge. Ofte vil disse flatene helt eller delvis overlappe hverandre. Se eksempel på figur Fig. 5.10.
Fig. 5.10 Planflater - ny og gammel versjon¶
5.4.2. Eksportere plan som pdf¶
En plan kan når som helst eksporteres til en PDF-fil. PDF-filen vil være datert og vil inneholde den informasjon som er tilgjengelig på eksport-tidspunket. PDF-filen vil også inneholde et kartutsnitt over planområdet. Innholdet i kartet vil avhenge av planens utstrekning og dermed aktuell målestokk.
For å eksportere en plan til PDF trykker man «Eksporter til PDF»-knappen oppe til høyre i plan-visningen.
Fig. 5.11 Eksporter til pdf¶
5.5. Redigere plan¶
Dersom en plan skal endres krever dette at det opprettes en ny versjon av planen. Ved opprettelse av en ny versjon vil planen gå ut på en ny høringsrunde, og nye tilbakemeldinger kreves. Det er mulig for alle parter å gå inn i eldre versjoner av planer der det finnes flere versjoner.
For å opprette en ny versjon av en plan trykkes knappen Opprett ny versjon øverst i vanlig planvisning. Se Fig. 5.12
Fig. 5.12 Opprett ny versjon¶
Når man trykker opprett ny versjon vil man komme inn i samme prosess som når man lager en ny plan, og man følger samme prosedyre. Se Opprett plan for beskrivelse av disse stegene. Ved etablering av ny versjon vil de fleste felter være utfylt med verdier fra forrige versjon.
5.6. Sende plan til godkjenning¶
En plan sendes til godkjenning ved å sette planen til status Koordinert. Før man gjør dette kan planlegger ha behov for å legge til egne kommentarer på planen for å gi ytterligere informasjon til godkjenner. Dette kan gjøres ved å legge inn en kommentar i Kommentar-fanen på planen som vil være synlig for planlegger. Der er et tekstfelt for å legge inn slik kommentar, samt en mulighet for å legge inn ekstra vedlegg. Se Legge inn kommentarer på plan som planlegger En kommentar kan også gis på hver enkelt tilbakemelding ved å trykke Detaljer-linken på tilbakemeldingen og fylle inn en kommentar i feltet som kommer til syne for planlegger. Se Dialog med berørte aktører. Alt dette kan gjøres uten å lage en ny versjon av planen.
5.7. Endre status på plan¶
Når en plan etableres og går ut på høring har planen status Til høring. Det er planleggers ansvar å sette planen til status «Koordinert» når planlegger mener at planen er tilstrekkelig koordinert med øvrige aktører.
Status endres ved å gå inn i planvisningen og velge en ny status fra statusmenyen. Du vil bli bedt om å bekrefte statusendringen.
Fig. 5.13 Endre status på plan¶
5.8. Gi tilbakemelding som berørt aktør¶
Listen «Tilbakemeldinger» inneholder planer der innlogget brukers organisasjon er berørt aktør og skal gi en tilbakemelding. Listen vil som standard være sortert slik at planer som mangler tilbakemelding ligger øverst.
Det er to måter å komme til tilbakemeldingsfunksjonen. Den ene er å trykke Tilbakemelding-fanen når man står inne i vanlig planvisning på aktuell plan (se Fig. 5.14). En snarvei til samme funksjon direkte fra tilbakemeldingslisten er å trykke på din tilbakemeldingsstatus direkte i listen (se Fig. 5.15). Dette er en grei snarvei når en aktør allerede av planens tittel kan si at man ikke har noen interesse av planen.
Fig. 5.14 Gi tilbakemelding¶
Fig. 5.15 Gi tilbakemelding - snarvei¶
Selve tilbakemeldingen består av en passende status, og eventuelt en merknad. Det er også mulighet for å knytte vedlegg til tilbakemeldingen. Dersom tilbakemeldingen har status «ønsker fellesføring» kreves det å fylle ut mer detaljer, samt tegne inn sine traseer i kartet.
5.9. Gi tilbakemelding som interessent¶
I noen kommuner vil det i tillegg til berørte aktører kunne være berørte interessenter. Interessenter blir varslet pr. e-post om nye planer i sitt interesseområde, og har en mulighet for å gi en begrenset tekstlig tilbakemelding på planen.
5.10. Legge inn kommentarer på plan som planlegger¶
Som planlegger kan du legge inn en egen kommentar på planen etter at den sendt ut på høring. Dette kan du gjøre uten å opprette en ny versjon av planen. Dette er nyttig for å gi egne kommentarer på planen før man sender planen til godkjenning. Kommentaren gjelder for den gjeldende versjonen av planen. For å legge inn en kommentar på planen går man inn på Kommentar-fanen i planvisningen. Der er det en tekstboks tilgjengelig for å legge inn kommentar, samt mulighet for å laste opp ekstra vedlegg (se Fig. 5.16). Når planen får status koordinert blir denne teksten godt synlig i planvisningen (se Fig. 5.17)
Fig. 5.16 Legge inn kommentar på plan¶
Fig. 5.17 Visning av kommentar på plan¶
5.11. Dialog med berørte aktører¶
Som planlegger kan du svare på merknader fra berørte aktører. For å svare opp en merknad trykker man Detaljer-linken på tilbakemeldingen i planvisningen. Du vil da svare på merkander og all dialog lagres.
5.12. Overta eierskap til plan¶
En planlegger kan ta over eierskapet til en plan fra andre planleggere innen samme organisasjon. Dette kan være aktuelt i forbindelse med ferieavvikling eller annet fravær. For å overta eierskapet til en plan må man først inn i vanlig planvisning på den aktuelle planen. Dersom det er mulig å overta eierskapet vil en knapp med teksten Overta eierskap. Du vil bli bedt om å bekrefte overtakelsen.
Fig. 5.18 Overta eierskap¶
5.13. Markere plan som favoritt¶
En plan kan markeres som favoritt. Da vil du kunne finne den i en egen liste med favoritter. På denne måten kan få lett tilgang til planene du vil følge ekstra nøye med. En plan kan markeres som favoritt ved å trykke knappen Legg til i favoritter oppe til høyre når du er inne på en plan.
Fig. 5.19 Legg til i favoritter¶
En plan fjernes som favoritt ved å trykke den samme knappen som da vil hete Fjern fra favoritter.
Fig. 5.20 Fjern fra favoritter¶
Listen over favoritt-planer finner du i tilbakemeldingsmenyen.
Fig. 5.21 Favoritter¶
5.14. Interne notater på plan¶
Det kan legges interne notater på en plan. Notatet vil bare være synlig innen egen organisasjon. Dette er en fin måte å legge inn huskelapper på planene som du følger med på. Nye notater overskriver gamle slik at det kun kan være ett notat for hver plan innen organisasjonen. For å legge inn et notat velger man Notat-fanen på en plan. Se Fig. 5.22
Fig. 5.22 Legg inn notat¶
Planer med et internt notat vil symboliseres i listene, og notatet kan ses ved å holde musepekeren over symbolet. Slik kan du effektivt se om noen i din organisasjon tidligere har notert noe angående planene, og du slipper å gå helt inn på planen for å se notatet. Se Fig. 5.23
Fig. 5.23 Notat i lister¶
5.15. Forhåndsuttalelse¶
I enkelte kommuner er noen organisasjoner satt opp slik at de har mulighet til å gi en forhåndsuttalelse i forkant av eventuell foreløpig godkjenning. Dette er typisk kommunale etater som ikke er godkjenningsansvarlig.
Liste over planer som er klar for forhåndsuttalelse finner man i tilbakemeldingsmenyen. Se Fig. 5.24.
For å gi en forhåndsuttalelse velger man «forhåndsuttalelse» fra planvisningen. Her kan man skrive en kommentar, laste opp evt vedlegg, og angi om planen er «Ok» eller «Ikke ok» med tanke på forhåndsgodkjenning og at den blir sendt ut på høring.
Forhåndsuttalelser har også en effekt for tilbakemeldinger i den senere høringsrunden:
Dersom man angir «Ok» med en kommentar vil denne bli gjeldende som en tilbakemelding med status Bemerkning også i høringsrunden.
Dersom man angir «Ok» uten en kommentar vil denne bli gjeldende som en tilbakemelding med status Ingen interesse også i høringsrunden.
Dersom man angir «Ikke ok» vil ingen tilbakemelding være gjeldende for høringen.
Se Fig. 5.25
5.16. Tillatelser¶
Ved godkjent plan vil veiholder utstede en tillatelse til å ligge i grunnen. Denne tillatelsen kan lastes ned fra KGrav. Enkelte kommuner vil bruke andre systemer for utsendelse av tillatelsen, og selve tillatelsen vil i de tilfellene ikke nødvendigvis ligge tilgjengelig i KGrav. Merk at planer som ble godkjent før KGrav 3 ikke har denne tillatelsen.
Det finnes en egen liste med tillatelsene som er gitt for egen organisajon. Den finnes under valget Tillatelser i planmenyen. Se Fig. 5.26. Her listes planer som har en tillatelse knyttet til seg. Selve tillatelsen kan lastes ned fra denne listen. Se Fig. 5.27. Alternativt kan man inne i planvisningen velge Tillatelser-fanen og se detaljer om tillatelsen som er gitt. Dersom det er flere aktører som deltar i planen vil det utstedes en tillatelse pr. aktør. Se Fig. 5.28.
Fig. 5.26 Tillatelse menypunkt¶
Fig. 5.27 Tillatelser liste¶
Fig. 5.28 Tillatelse visning i plan¶