2. Roller og arbeidsflyt

2.1. Roller i systemet

2.1.1. Roller på brukernivå

Brukere i KGrav kan inneha en eller flere roller. Med rollene følger visse rettigheter i systemet. Noen av rollene kan kombineres, mens andre ikke gir mening sammen med andre. Har man rollen planlegger gir det ingen mening å samtidig ha rollen innsynsbruker da planleggerollen har alle rettigheter en innsynsbruker har. Det gir heller ingen mening å ha rolle godkjenner og samtidig ikke tilhøre en organisasjon som har godkjenningsansvar i en kommune. En vanlig kombinasjon er rollene aktør og planlegger, som gir mulighet til å opprette planer og å gi tilbakemeldinger på planer fra andre organisasjoner.

Når man bestiller en brukertilgang til KGrav krysser man av for rollene man ønsker i et bestillingsskjema.

Tabellen nedenfor gir en kortfattet oversikt over rollenes betydning.

Rolle	Beskrivelse
Planlegger	Kan opprette nye planer.
Aktør	Kan gi tilbakemelding på planer
Interessent	Begrenset tilbakemelding og innsyn fra interessenter. Ser ikke infrastruktur i kartet
Innsynsbruker	Kan se på planer, men ikke opprette eller respondere
Godkjenner	Godkjenner koordinerte planer
Administrator	Vedlikeholde informasjon om egen organisasjon
Saksbehandler (SUS)	Spesiell bruker kun relevant for saksbehandlere i SUS (Oslo)

2.1.2. Roller på organisasjonsnivå

En organisasjon i KGrav har ikke roller som sådan, men det er en del innstillinger på organisasjonsnivå som er avgjørende for rollen organisasjonen spiller i systemet.

• Interesseområde kan være definert for organisasjonen. Dette er et geografisk område der organiasjonen vil bli en berørt aktør dersom det lages en plan i området. Det vanligste er at de fleste organisasjoner har hele kommunens utstrekning som sitt interesseområde, men i noen tilfeller kan det være aktuelt å begrense dette til et mindre område

• Organisasjonstype avgjør om en berørt part er en infrastruktureier med rett til å gi tilbakemelding på planen eller om man er en interessent som kun har mulighet til å respondere med merknad.

2.1.3. Roller på kommunenivå

Når en ny kommune etableres i systemet må partene ta stilling til hvem som skal sitte med godkjenningsansvaret. Dette kan være en organisasjon (typisk en kommunal enhet), eller det kan være et delt ansvar mellom flere organisasjoner. Der det er flere organisasjoner med godkjenningsansvar kan man enten sette opp at en organisasjon i utgangspunktet får alle planene for godkjenning med mulighet for å delegere godkjenningen til andre organisasjoner, eller man kan legge geografiske områder til grunn for tildelingen.

2.2. Arbeidsflyt

I korte trekk er arbeidsflyten lagt opp til at en planlegger oppretter en plan i systemet. Veiholder gir en først forhåndstillatelse til å ligge i grunnen, og berørte aktører blir deretter varslet om dette og må gi en tilbakemelding. Avhengig av tilbakemeldingene kan planen endres og etableres i nye versjoner med nye høringsrunder.

Det er planleggeren selv som avgjør når planen er tilstrekkelig koordinert med de berørte aktører. Planlegger kan så legge inn egne kommentarer vedrørende resultatet av koordineringen (uten å lage ny versjon), og sende planen til godkjenning ved å sette planen til status ”Koordinert”. Planen blir da tilgjengelig for godkjenning hos godkjennende instans.

Godkjennende instans kan så godkjenne, avslå eller melde planen som mangelfull. Planlegger kan da gjøre endringer og evt. lage en ny versjon av planen som vil medføre ny høringsrunde.

En godkjent plan medfører en tillatelse til å ligge i grunnen.

Fig. 2.1 Overordnet arbeidsflyt